Casi que a diario, sin importar si es una pequeña o gran compañía, los empresarios se ven obligados a tomar decisiones importantes que marcan el futuro de sus organizaciones. Eso ha sucedido especialmente en épocas de crisis y recuperación económica, como las que hemos atravesado durante los últimos dos años.
Un estudio de la firma de consultoría McKinsey reveló que los gerentes de una típica compañía incluída en el listado de Fortune 500 pueden gastar hasta el 30% de su tiempo tomando decisiones. En los niveles de dirección más altos, esta cifra puede llegar incluso al 70%.
Según Albana Llaneza, Directora General de SAP Concur, “las decisiones empresariales no deben tomarse de manera impulsiva. Son un proceso que se desarrolla a través de los años y que mantiene una estructura cíclica, la cual se retroalimenta a partir de las acciones que se ejecutan”. En este orden de ideas, para tomar decisiones oportunas es preciso conocer cada proceso tanto positivo como negativo de una empresa.
Además, en estas situaciones resulta imprescindible no solo tener a un buen equipo de trabajo que analice y proponga soluciones que resulten efectivas. También se requiere de muchas microcompetencias que los directivos deben aprender a desarrollar como la observación, saber escuchar, preguntar, identificar criterios, ser creativos, entre otras.
Teniendo en cuenta lo anterior, desde SAP Concur nos comparten siete pasos que son necesarios para estructurar estrategias que permitan crear procesos de toma de decisiones eficaces. Estos son:
1. Identificar el problema
Un problema surge cuando se percibe una alteración del estado actual de una situación y el estado que se desea de ella. Esta situación pone en alerta al responsable del área comprometida y lo obliga a conocer la problemática, su naturaleza y, mediante un análisis, actúa para resolverlo o para llevarlo al estado que se quiere alcanzar.
Para que esto se desarrolle de la mejor manera, el responsable deberá contar con la información y con los recursos para identificar el problema y luego encontrar la mejor solución posible.
2. Identificar los criterios para llevar a cabo el proceso de toma de decisiones
Es importante señalar la pauta o los métodos que serán esenciales para resolver el problema en cuestión. Aquí lo fundamental es saber detectar cuáles son los más favorables para la toma de la decisión.
Si el problema de la compañía es, por ejemplo, el aumento de fraudes en los reportes de gastos, quizás las posibles soluciones sean educar a los colaboradores con la política de gastos, pedir la entrega de justificantes de pago para todas las notas de gastos, diseñar nuevas políticas de reembolso, entre otras.
Para tener un mejor panorama de la situación es importante discernir de entre todos los criterios aquellos que pueden ser de ayuda y los que se deben omitir.
3. Evaluar la prioridad de los criterios
Una vez que haya seleccionado los criterios para gestionar el proceso, elija cuáles de ellos serán los más eficientes para la toma de la decisión final.
4. Analizar las alternativas
En esta etapa se presentan todas las alternativas que podrán resolver la problemática. Esto facilita el estudio minucioso de cada una de ellas. Se recomienda identificar las fortalezas y debilidades de la empresa con el fin de escoger la mejor opción para resolver el problema con éxito.
5. Seleccionar la alternativa ideal
Una vez presentadas, establecidas y evaluadas todas las alternativas posibles ha llegado el momento crucial en la toma de decisiones. La persona al mando de la situación escogerá la alternativa más adecuada para resolver el problema y garantizar el buen funcionamiento de la empresa.
En este paso, se deben considerar factores como los financieros, corporativos, legales y éticos; todo de acuerdo con los parámetros y las necesidades de la compañía.
6. Implementar la decisión
Esta etapa es una de las más importantes. Como se mencionó anteriormente, este proceso se sostiene sobre una estructura cíclica, lo que significa que cuando todas las partes afectadas participan, las soluciones a futuro son inmediatas y eficaces.
Albana Llaneza, Directora general de SAP Concur, aconseja que las personas afectadas participen en todo el proceso, desde la planificación hasta la dirección efectiva. “Sin duda, la decisión final se les debe comunicar. De esta manera se comprometerán con la alternativa que permitirá solucionar el problema”.
7. Evaluar la efectividad de la decisión
Una vez implementada la solución, es necesario evaluarla para saber si el problema fue resuelto. Para ello, es importante contar con un estudio que documente y analice todo el proceso. Si hubiese un error, este se podrá detectar dentro de las etapas y la nueva decisión para afrontarla será más fácil de encontrar.
