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Poner en riesgo la información de tu empresa no es una opción

Un estudio reciente encontró como los empresarios PYME se hace más de 12 preguntas y toma más de 17 decisiones importantes sobre su negocio al día (¿a quién le vendo?, ¿a quién debo llamar a cobrar?, ¿tengo liquidez?, entre muchas otras). Sin embargo, mucha de la información que necesitan para tomar decisiones críticas no está a su alcance. Está, por el contrario, en las manos de su contador, quien a pesar de sus mejores esfuerzos y buena voluntad, atiende muchos clientes y por ende no logra entregarle al dueño o administrador los informes que necesita con la premura que exige su entorno.

Comienzan entonces a suceder situaciones de alto riesgo para la salud del negocio. Por ejemplo: el empresario PYME termina cerrando un mes sin saber si ganó o perdió dinero; si tiene suficiente liquidez para pagar la nómina; si el inventario es apropiado o si está lleno de “huesos” que no rotan y que le atrapan capital; si debe dedicarse a cobrar cartera o si puede utilizar su tiempo para vender más, entre muchas otras. Todo esto desemboca en una situación donde es el empresario quien arriesga su capital en la empresa y quien necesita manejarla, pero es su contador el que verdaderamente tiene la información. En otras palabras, para manejar su negocio el empresario ¡está volando sin instrumentos!

Pero hay esperanza. La tecnología moderna permite que todo esto cambie y que las PYMES puedan adquirir, por cuotas mensuales bajas, herramientas en la nube que ponen la información de su negocio directamente en las manos de quién lo opera en el día a día. Una de estas tecnologías, esencial para una PYME, la ofrecen las soluciones de software contable en la nube.

Anteriormente, generar los informes financieros y contables de una organización –por ejemplo, un Estado de Resultados (o P&G), un balance, un estado de flujo de caja, unas cuentas por cobrar y por pagar, entre otros– implicaba un proceso mensual altamente dispendioso. Un empresario típicamente le enviaba a su contador un archivo al final del mes (en papel o vía e-mail) con todas las transacciones que había realizado durante el periodo. El contador luego procesaba el archivo en su propio software, para llegar días más tarde –muchas veces 15 o 20 días luego de terminado el mes–con los informes resumen de lo que había acontecido en la empresa. El problema es que para el momento en que se recibía la información ya ésta estaba “añeja”, y poco permitía reaccionar para corregir el rumbo. Igualmente, para poder entender los sucesos en detalle, se requería la presencia directa del contador, quien era capaz de desglosar los rubros resumen en situaciones concretas. Sin el contador, era poco lo que el empresario podía interpretar cuando le surgía una duda. Tristemente, muchos empresarios se resignaban a no contar con toda la información que desearían tener, puesto que el proceso de encontrar a su contador e insistirle en un nuevo informe era demasiado desgastante.

Con una contabilidad en la nube todo esto puede cambiar. Por definición, un software que resida en la nube (o en internet) es accesible desde todas partes, siempre y cuando se cuente con un computador. Adicionalmente, los software de contabilidad en la nube modernos operan de manera completamente integrada y en tiempo real: registran cada transacción (por ejemplo una factura generada o un ingreso de mercancía al inventario) y la reflejan en la contabilidad en tiempo real. Esto permite que, al utilizar un software contable en la nube, un empresario pueda saber, segundo a segundo, el estado financiero de su empresa, saber quién le debe y a quien le debe, y monitorear las ventas de cada uno de sus establecimientos, entre otras. Más aún, con un software contable en la nube, una PYME ya no necesita enviar al contador un fajo de registros o un archivo plano para que elabora su información al final de cada mes… Simplemente, el empresario o administrador se limita a operar la solución para facturar o manejar su inventario en el día a día, y el software se encarga de contabilizar automáticamente todo lo que sucede. Desde la óptica del contador, esto es supremamente beneficioso puesto que él o ella puede, en cualquier momento, también ingresar al software vía internet y gestionar su asesoría contable sin tener que desplazarse a la oficina de su cliente.

En resumen, adquirir los servicios de un software contable en la nube permite al empresario “volar CON instrumentos”, entendiendo lo que ocurre en su negocio en tiempo real para conducir su empresa. Con un software o sistema en la nube, el acceso a la información es directo para el empresario, sin intermediarios –con su información disponible las 24 horas del día. Por su parte, el contador del empresario también se beneficia, pues en vez de dedicar largas horas a la digitación contable –que ya la hace el software automáticamente–puede invertir su tiempo, sin necesidad de desplazamientos, en asesorar a su cliente en temas estratégicos e impositivos, que son lo que más agregan valor.

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