Para evitar que el equipo de trabajo caiga en distracciones y perder tiempo productivo a tu empresa, debes establecer prioridades al momento de convocar a una junta. No pienses que las juntas son necesarias para cualquier momento, sin estipular su verdadero impacto en el desempeño y desarrollo de tus objetivos.
Para que las juntas sean lo más productivas y beneficiosas posibles, debes tomar en cuenta cuan necesario sería realizarla y si lo que se desarrollará en ella es pertinente para el momento de hacerla.
Razones por las que se genera la juntitis en las empresas
Para evitar que las juntas continuas, también llamada juntitis, invadan tu empresa y sean perjudiciales para tus esfuerzos, debes tener presente los motivos por los que estos brotes surgen y cómo erradicarlos. A continuación te numeramos algunas:
Desorganización
Las ideas de todos pueden ser escuchadas, pero al momento de una junta establece el objetivo real de la misma y sus prioridades.
Déficit de objetivos
Claridad al momento de convocar a la junta. Objetivos puntuales y definidos.
Involucrar personal innecesario
Convoca sólo al personal involucrado. Decide quienes están directamente relacionados con los objetivos de la junta.
Falsa creencia sobre la necesidad de convocar juntas
Creer que para darle importancia a todo convocar a una junta es necesario. Si algún proyecto está encaminado al éxito, sería una pérdida de tiempo estar convocando a junta diaria. Sé conciso y sólo realízalas cuando sean necesarias. Evita la juntitis.
Dificultad para definir los “motivos impostergables”
Juntas impostergable sólo cuando: deban tomar decisiones de suma importancia, compartir información delicada o asignar responsabilidades complejas. En estos casos es necesario que las juntas sean inmediatas.
Desconocimiento de la agenda
Otórgales a todos la posibilidad de prepararse para participar productivamente en la junta, dándoles a conocer la agenda y los objetivos de la junta antes de realizarla.
El celular dentro de las juntas
Evitar el uso de celulares en la junta hará que tengan un mejor enfoque y sin distracciones.
Falta de puntualidad
El respeto por el tiempo de los demás es importante. Comenzar y terminar a las horas estipuladas ayuda a organizar, no sólo el tiempo y las ideas durante la junta, también el tiempo previo y posterior a la misma.
Cierre poco contundente
Realiza un buen cierre de junta haciendo un recuento de la misma y aclarando al máximo las dudas. Evitarás la pregunta ¿para qué fue la junta?
Por último, antes de convocar una reunión debes preguntarte si el tiempo invertido en esa convocatoria traerá resultados productivos y beneficiosos para el logro de los objetivos.