En el mundo existe un modelo de negocios generalizado para llevar las contabilidades de empresas PYMES: Un contador independiente o una empresa pequeña de contadores recibe de la empresa cliente una copia de todas las transacciones que ésta realiza, y luego en una herramienta informática de contabilidad (un “paquete contable” o “sistema contable”), registra dichos movimientos y procesa la contabilidad con todos sus informes. Pasado un periodo de tiempo (típicamente retardado), el contador le presenta a su cliente dichos informes.
Este modelo no es más que la evolución tecnológica de lo que hace algunos años se llamaba “Service”. Y el modelo se masificó y ha reinado por años, al punto que muchos creen que es la única alternativa para llevar una contabilidad cuando no se cuenta con un departamento contable propio. Sin embargo, esto no es así.
Existen alternativas, es más, gracias a la evolución tecnológica y al uso de nuevas y más económicas herramientas de software, el modelo ya comenzó a desaparecer en el primer mundo y probablemente, más temprano que tarde, desaparecerá también en los países en desarrollo como Colombia.
Este artículo pretende ayudar a los contadores a entender que es preferible que ellos den el primer paso en el cambio de modelo, antes de que sus clientes lo hagan y decidan trabajar con aquellos asesores contables que ofrezcan mejor tecnología, un más rápido acceso a la información y mejores herramientas. «El que pega primero pega dos veces”, ¡dice el refrán!
¿Qué falla en el modelo actual?
Para empezar, el modelo actual es bastante “fuera de línea”, es decir, la información fluye en instantes distintos a los que se produce, generando demoras y carencia de datos cuando el empresario PYME más los requiere para tomar decisiones. En un mundo tan dinámico como el actual, la oportunidad de la información es fundamental.
Hace algunos años tener los resultados financieros y contables de las operaciones del mes podía esperar unos días. Hoy esto es impensable. Es más, puede ser la causa para que un negocio se debilite y finalmente perezca (por ejemplo, que pierda liquidez, pierda ventas, pierda competitividad). Por esta razón, es muy común oír a los empresarios de las PYMES lamentar el hecho de que su información contable no está a tiempo y que se sienten navegando a ciegas, puesto que su contador, a pesar de hacer grandes esfuerzos, en muchas ocasiones no alcanza a responder con la velocidad que le exige el negocio.
Por otra parte, los contadores también son víctimas de este modelo. En muchos casos su trabajo es mecánico y repetitivo, y si bien es esencial para cumplir con los requisitos de ley, puede ser visto como de poco valor agregado para operar el día a día del negocio o para direccionar éste estratégicamente.
Es así como muchos contadores se ven atrapados en una disyuntiva: debido al uso de tecnologías obsoletas, todos sus recursos y tiempo debe dedicarlos a cubrir lo más básico de lo contable, representado por digitar, imputar y organizar las transacciones del cliente en el PUC y los reportes que de éste se derivan (P&G, balance, reportes a la DIAN, etc).
Al contador le queda, entonces, poco tiempo para realizar los trabajos y análisis de fondo que más valor aportan a su cliente, e incluso se ve en la necesidad de contratar auxiliares contables para poder aumentar su base de clientes, lo cual puede llegar a reducir sus utilidades.
Evitar que el dueño de un negocio considere los servicios de su contador como mecánicos (digitación de facturas o imputación de las mismas) es esencial para que el mismo empresario no reemplace gran parte de los servicios de asesoría que contrata con herramientas, software o tecnología que automaticen lo que el contador básico hace.
Por el contrario, si el contador se concentra en ser un asesor estratégico que provee orientación conceptual e información oportuna para la toma de decisiones, el empresario encontrará un valor diferencial en su servicio.
Otro de los problemas del modelo actual es que el empresario o cliente a veces siente que depende excesivamente de su contador para obtener información básica de su negocio. El empresario puede ver esto como un riesgo, puesto que a nadie le gusta depender de un tercero para operar un negocio propio, por buena fe y por diligente que sea ese tercero.
Una observación común del empresario es la de sentir miedo de que su contador, por cualquier motivo, se ausente, pues en estos casos no sabría cómo acceder la información más crítica de su negocio. En el “deber ser” el empresario se apoya, por supuesto, en su contador, pero también –como dueño del negocio—debe tener un acceso directo a la información de su empresa cuando éste la necesite.
¿Qué cambios tecnológicos tienen el mayor impacto?
Durante los últimos años han ocurrido unos cambios tecnológicos que hacen que el modelo de llevar contabilidad actual comience a migrar hacia esquemas que tienen más en cuenta las necesidades del empresario –y con la disponibilidad de internet económico y de buena calidad en Colombia, esta migración se ha acelerado también en nuestro país. En una encuesta reciente de la Asociación Mundial de Contadores (IFAC por sus siglas en inglés) (Giancarlo Attolini), los siguientes fenómenos marcaron las tendencias más relevantes:
Masificación de los ERP
La utilización de sistemas de gestión integral tipo ERP en muchas empresas ha permitido que la información se procese en línea y de manera automática. En estas herramientas, el cliente genera por ejemplo una venta/factura, y el sistema automáticamente realiza el asiento contable correspondiente, sin necesidad de la intervención del contador. Anteriormente, debido a su costo, estas soluciones eran de uso exclusivo de las grandes corporaciones (por ejemplo, de quienes podían adquirir SAP). Sin embargo, la evolución tecnológica ha permitido que los precios de un software de gestión empresarial integral bajen de manera radical y que ahora estén al alcance de muchos, incluyendo pequeños empresarios o emprendedores que recién montan su empresa.
La Nube
¡Internet cambió el mundo, y la forma como hacemos la contabilidad no es la excepción! Poder ver la información financiera y contable de un negocio desde cualquier lugar y a cualquier hora hace que la gente vea inadecuado un modelo en el que la información solo está disponible cuando el contador termina de procesarla. Adicionalmente, las soluciones de software en la Nube son más económicas por lo que permiten que la rentabilidad de los negocios aumente, incluida especialmente aquella que los contadores derivan de su propio negocio. Así mismo, es gracias a la Nube que las soluciones tipo ERP (numeral anterior) se masifican. Hoy en Colombia es posible tener un poderoso ERP (el cual incluye toda la funcionalidad de un software contable, más un software de inventarios, más un software de facturación y reportes gerenciales) por una suscripción que arranca en $60,000 mensuales (más o menos USD$20).
La Movilidad
La facilidad de comunicación y de estar conectado desde cualquier parte cambiaron los negocios. Hoy un contador puede conectarse con cualquier cliente desde cualquier lugar, y lo mismo espera un empresario de sus asesores contables y tributarios. Una mezcla de La Nube y la Movilidad, hacen que llevar a cabo una contabilidad bajo el modelo actual esté siendo muy cuestionado por las empresas hoy en día.
En conclusión, podemos decir que, gracias a los cambios tecnológicos de la última década, las empresas PYMES cuentan hoy con herramientas modernas que las hacen mucho más exigentes en la gestión de todos sus procesos, incluido el contable. Las nuevas tecnologías eliminaron las barreras y ahora están al alcance de todos.
Es así como los empresarios ya empezaron a notar que están mucho más empoderados con sus temas contables cuando utilizan un ERP, y por ende están exigiendo un servicio diferente, más automatizado y de mayor valor agregado a sus contadores. Para los contadores también es favorable el cambio: los ERP trasladan la parte mecánica de su trabajo a los sistemas, permitiendo liberar recursos y tiempo para enfocarse en actividades de consultivas y de análisis de muchísimo mayor valor agregado.
La evolución del mundo a través de la tecnología es inevitable. Las cámaras de rollo fotográfico desaparecieron, los CD de música prácticamente también desaparecieron, la televisión cada día más es por streaming, y hoy por hoy nadie se imaginaría trabajar con una máquina de escribir.
De esta misma manera, es claro para nosotros que el mundo de servicios contable está en un proceso de disrupción a través de la tecnología. Invitamos a los contadores a que se “monten a este nuevo y poderoso tren” antes de que sea demasiado tarde, y comiencen a ver como sus clientes deciden trabajar con quienes, si ofrecen informes y reportes en tiempo real, a través de plataformas de software tipo ERP más completas y de mayor impacto en la operación del negocio en el día a día.
